Microsoft To-Do – parte 1 

El día a día, el trabajo, escribir, preparar las publicaciones y publicitarse en redes sociales. Son muchas tareas que necesitan estar bien organizadas para poder llevarlas a cabo. Una de las mejores plataformas para organizar todas estas tareas es Microsoft To do. 

¿Qué es Microsoft To Do? 

Microsoft To Do es un programa para crear y organizar listas de tareas. Como su nombre indica pertenece a Microsoft y fue lanzado en el año 2017, después de que la empresa comprara la aplicación Wunderlist. Este programa es ideal para organizar las diferentes tareas que se han de desempeñar a lo largo del día debido a su sencillez, la posibilidad de poder usarlo en diferentes entornos: web, escritorio, móvil, así como de poder trabajar estando sin conexión. 

Tareas 

Las tareas necesitan tener un título al que podemos incluir etiquetas con el carácter «#» que servirá para ver todas aquellas tareas que comparten una misma etiqueta. Como curiosidad, para destacar más el título de la tarea, se puede incluir un emoji. Al lado del título aparece una estrella que permite marcar la tarea como importante. 

A continuación se pueden añadir los pasos necesarios para completar la tarea. También se puede usar para añadir notas de elementos o ideas que han de tenerse en cuenta para su finalización. Si pulsamos en los tres puntos de al lado de los pasos, la herramienta permite convertir el paso en una nueva tarea lo que es perfecto cuando una subtarea o paso es demasiado grande o largo para considerarlo como tal. 

Siguiendo con las configuraciones siguientes, la tarea se puede configurar para que aparezca en la lista «Mi día» que explicaré más adelante. También se le puede configurar un recordatorio en una fecha y hora concretas, una fecha de vencimiento y decidir si la tarea ha de repetirse, pudiendo personalizar la periodicidad de la misma. 

Adicionalmente, se permite incluir archivos adjuntos o una nota que ayuda a aportar información de valor a la tarea. 

Listas predeterminadas 

Por defecto, Microsoft To-do tiene dos listas de forma predeterminada. 

• Mi día – Es una lista en la que se pueden poner todas aquellas tareas que se desean realizar durante el día. El único inconveniente es que se resetea cada día y que las tareas con fecha de vencimiento «hoy» no se agregan automáticamente. Actualmente sigue reseteándose cada día pero las tareas con vencimiento en «Hoy» se agregan automáticamente, incluso aquellas que se crean hoy para hoy.
• Tareas – Es la lista por defecto en la que aparecerán todas las tareas que se creen como nuevas. Es ideal para cuando hay pocas tareas que gestionar y no se necesitan dividirlas o agruparlas en otras listas. 

Listas inteligentes y aplicaciones conectadas 

La herramienta, además, ofrece una serie de listas inteligentes y de conexión con otras herramientas de Microsoft que ayudan a vincular, organizar y ver todas las tareas que se han de tratar. Estas listas inteligentes o de aplicaciones son las siguientes: 

• Importante – En esta lista aparecen todas aquellas tareas que tengan la estrella que aparece al lado del título marcada 
• Planeado – En esta lista aparecen todas las tareas que tienen indicado un recordatorio, o una fecha de vencimiento. Además, la lista agrupa las tareas por los días de vencimiento o recordatorio, permitiendo ver las tareas vencidas. Estas agrupaciones se dividen en:
  • Vencidas – en caso de existir  
  • Hoy 
  • Mañana 
  • Esta semana o los 5 días siguientes a mañana – Esta visualización depende de si se mira desde la web o la aplicación de escritorio 
  • Más tarde – Muestra todas aquellas tareas que tienen una fecha de vencimiento superior a una semana 
• Todo – Muestra todas las tareas de la herramienta que no están finalizadas agrupadas, por defecto, por la lista a la que pertenecen. El usuario, puede cambiar este orden a Alfabético, fecha de entrega, fecha de creación, importancia o si están en «mi día» 
• Completadas – Muestra todas las tareas completadas. Por defecto, aparecen ordenadas por la lista a la que pertenecen. El usuario, puede cambiar este orden a Alfabético, fecha de entrega, fecha de creación, importancia 
• Asignadas a mi usuario – En el caso de trabajar con listas compartidas, esta lista mostrará las tareas que se asignen al usuario 
• Planner – No confundir con la lista «Planeado». Esta lista muestra las tareas asignadas al usuario desde la plataforma Planner de Microsoft 
• Correo electrónico marcado – En esta lista aparecen todas aquellas tareas marcadas en el correo electrónico de Outlook. El título de la tarea es el asunto del correo y muestra un breve extracto del correo con enlace a Outlook 

Otras listas y grupos 

Además de las listas comentadas anteriormente, la aplicación permite crear listas personalizadas y agruparlas para tenerlas más organizadas. 

Otras curiosidades 

Al lado de cada lista aparece el número de tareas sin finalizar de la misma permitiendo ver de forma ágil y rápida la totalidad de las tareas pendientes 

Ventajas 

• Simplicidad 
• Disponibilidad en múltiples plataformas 
• Modo offline que sincroniza al recuperar la conexión 
• Búsqueda de tareas 
• Notificaciones de las tareas en el día y hora indicado en el recordatorio 

Desventajas 

• Le falta tener una integración con el calendario de Outlook en todas las plataformas 
• Limitado a los productos y cuentas de Microsoft y dentro de ellos todavía necesita mejorar 
• Los pasos no pueden tener fechas de vencimiento 
• Solo se puede indicar un nivel de importancia 

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Próximamente explicaré como organizarlo