Google Keep Notas

Cada día miles de ideas nos vienen a la cabeza, ideas de cosas para comprar, comienzos o continuaciones de algún relato o nos encontramos con la necesidad de guardar alguna página, post de redes sociales… para más tardes. Pero dónde podemos guardar toda esta lluvia de ideas, algunos pensaran que va bien escribirlo en un papel, aunque otros, más tecnológicos, verán la necesidad de hacerlo en alguna herramienta que nos ha traído la tecnología, los smarthones… De entre todas las herramientas que hay en la red, una muy buena es la que ofrece Google, Keep Notas

¿Qué es Keep Notas?

Keep Notas es una aplicación de notas creada por Google. Aunque inicialmente está enfocada en notas rápidas que pueden crearse de diferentes formas: como audio, como foto, o como texto. Hay que destacar que también permite crear listas de elementos, clasificar las  notas con etiquetas por color o incluso por temática.

Notas

Añadir una nota es bastantes sencillo. Basta con pulsar en el botón «+» en la aplicación móvil o en el campo que pone «Añade una nota» en el navegador. Al crear una nueva nota podemos indicarle un título, que la aplicación destacará del resto del texto, y después indicarle el texto de la nota en cuestión. Este texto que deseamos guardar va a tener siempre texto plano, es decir, sin negrita o colores. Lo único que podemos crear son listas de elementos marcando el carácter «*» antes de escribir el primer elemento o indicando «1.» También antes de cualquier elemento.

Funciones destacadas

Además de poner notas, Keep Notas permite una serie de acciones adicionales para destacar y/o mejorar cada uno de los elementos que creemos. Estos son:

Recordatorios

Keep Notas permite añadir recordatorios y repeticiones a cada una de las notas que se crean. Los recordatorios muestra por defecto para:

• Mas tarde hoy – indicando una hora por defecto
• Mañana – indicando una hora por defecto
• La semana próxima – indicando una hora por defecto

Evidentemente, en caso de que estas opciones no sean de nuestro agrado lo podemos personalizar eligiendo una fecha, hora e incluso si se ha de repetir diariamente, semanalmente… y hasta que fecha o tras cuantas repeticiones.

Así mismo, lo puede recordar al llegar a una determinada ubicación la casa o el trabajo o indicarle una ubicación en concreto, por ejemplo el supermercado o la librería.

Estos recordatorios se incluyen automáticamente en el calendario de Google.

Añadir colaboradores

Para mejorar la colaboración o poder compartir notas de forma rápida y colaborativa, Keep Notas permite que otros usuarios vean determinadas notas y que así puedan estar al tanto de cierta información como la lista de la compra.

Archivar

Keep permite archivar las notas de forma que solo estén visibles las más destacadas. Estas notas archivadas se pueden ver desde la sección «Notas archivadas». Adicionalmente, y como explicaré más adelante, en cada una de las etiquetas que se crean para clasificar se pueden ver estas notas archivadas.

Casillas de tareas pendientes

En cada una de las notas se hacer que el listado de elementos que se redacten se puedan marcar o desmarcar como completados o pendientes. Dentro de la misma nota, al marcar cada uno de los elementos, el programa crea una sección de tareas o elementos pendientes y otra de completados.

Clasificación

Keep notas permite clasificar las notas de dos formas diferenciadas y a la vez combinables entre ellas.

Etiquetas

Cuando se piensa en clasificar lo primero que viene a la cabeza es asignar etiquetas. Keep permite crear tantas etiquetas como se desee y asignar múltiples etiquetas a las notas. Una recomendación es no crear demasiadas etiquetas ya que puede dificultar la búsqueda de una nota en concreto.

Color/imagen

A las notas se les puede asignar unos determinados colores, como si fueran post-its para destacarlas o clasificarlas. También, se les puede dar uno de los 9 fondos de notas que ofrece la aplicación.

Filtros

Además de las dos formas de clasificación comentadas anteriormente, al buscar una nota en el buscador de la herramienta, esta muestra una serie de filtros para que encontremos la nota más fácilmente:

• Tipo: Detecta si la nota es del tipo lista, imagen, si cuenta con un recordatorio o si tiene una URL
• Etiquetas: permite buscar directamente por una determinada etiqueta
• Cosas: Detecta si la nota trata de un tema en concreto como puede ser comida, libros, ubicaciones…
• Personas: Muestra las personas con las que se han compartido las notas y permite acceder a estas notas con un click
• Colores: Buscaría las notas que tienen un determinado color. Esta funcionalidad todavía no tiene en cuenta los fondos de nota que ofrece Keep.

Integración con herramientas de Google

Keep notas se integra perfectamente con las diferentes herramientas del ecosistema de Google. Esta compatibilidad es mejor en un ordenador ya que, como explico a continuación, es mucho más versátil.

• Crear un documento de una nota: (ambos) Desde la misma aplicación se puede crear un nuevo documento de Google Docs lo que permite ahorrar algo de tiempo.
• Crear una nota de un documento de google doc/sheets, correo electrónico o evento ya existente: (Ordenador) Desde un dispositivo de escritorio. Permite tomar notas relacionadas con un determinado documento/correo/evento que se «adjunta» en la nota.

Ventajas

• Simplicidad
• Búsqueda de notas
• Notificaciones de las tareas en el día y hora indicado en el recordatorio
• Amplios filtros de notas
• Amplia integración con las herramientas del ecosistema de Google (Solo en ordenadores)
• Recordatorios por ubicación
• Opción de crear lista de tareas

Desventajas

• No hay una aplicación de escritorio
• Menos opciones de integraciones con las herramientas del ecosistema de Google (Solo en móviles)
• Imposibilidad de anidar etiquetas para mejorar la clasificación
• No acepta formatos de texto como negritas, colores, subrayados…
• Una lista de tareas solo puede contener tareas