Entre las diferentes herramientas de productividad que ofrece Microsoft tenemos dos que destacan a la hora de gestionar tareas y proyectos a pequeña y media escala. Estas dos herramientas, de las que ya he hablado, son Microsoft To-Do el programa de listas de tareas del que ya hable en dos partes – parte 1 y parte 2 – y Microsoft OneNote el programa de notas digital que también comenté en mi artículo – «Cómo tomar notas para un cuento«.
Al tratarse de herramientas destacadas y gratuitas cualquier persona que quiera trabajar con ellas necesita tener una cuenta de outlook/hotmail o registrase con una cuenta de otro proveedor como gmail. Ambas plataformas están disponibles en versión web, móvil (android y IOS) y escritorio (Windows y Mac) lo que nos permite llevar siempre la información con nosotros. Otra característica de ambas es que pueden trabajar sin conexión a Internet.
Tras aclarar estos punto veamos cómo podemos trabajar con ambas herramientas.
Por qué y cuándo conectar To-Do con OneNote.
Puede suceder que las tareas que estamos indicando en To-Do necesiten contar con una explicación más exhaustiva y detallada y que las opciones de notas, pasos o archivos adjuntos no puedan satisfacerlas. Es entonces cuando se debe cambiar de aplicación para poder tener una información más completa y detallada de las tareas. OneNote entra en acción. En la aplicación de notas podemos detallar, estructurar, poner imágenes, enlaces e incluso podemos dibujar.
Es importante que usemos OneNote cuando sea estrictamente necesario ya que, de lo contrario, podríamos perder parte de la información asociada a una determinada tarea. En mi caso hago las anotaciones en OneNote cuando copio un reto de escritura en el que quiero participar, en alguna tarea de diseño cuando necesito poner muchos detalles. Por ejemplo, en la de tarea de diseñar la zapatilla de la alianza rebelde, necesitaba mirar las fotos del traje de piloto de Luke Skywalker, y en OneNote inserte diferentes fotos para poder hacer la zapatilla de esta forma ya tenía a mano únicamente las fotos que necesitaba y podía mirarla de una vistazo.
Hay que tener en cuenta que ambas aplicaciones no tienen una conexión directa a pesar de formar parte de la familia de Microsoft pero no por ello debemos descartarlas ya que hay trucos que permiten trabajar cómodamente con ambas aplicaciones. Veamos algunos ejemplos.
Uso de la etiqueta #OneNote y enlace a página de OneNote
Aunque no podemos conectar directamente To-Do con Onenote, sí que podemos valernos de las etiquetas de To-Do para establecer la relación. Así en todas las tareas que tengan enlazadas una página de OneNote le podemos poner la etiqueta #OneNote. Además, en la descripción de la tarea podemos incluir el vínculo a la página en cuestión.
Nota: Personalmente no recomiendo poner el vínculo de la página ya que este es muy extenso. Entonces, ¿qué se puede hacer? A continuación lo explico
Donde anotar las notas de las tareas de To-Do en OneNote
Al no existir una conexión directa entre ambas aplicaciones hay varias formas de encontrar la nota asociada a una determinada tarea sin incluir el enlace:
Usar la misma estructura en ambas aplicaciones
Una opción para encontrar las notas relacionadas con las tareas es estructurar un cuaderno de OneNote siguiendo la misma estructura que To-do. De esta manera sabremos que la nota de la tarea del grupo publicaciones y lista Blog en OneNote estará en el bloc de notas que podemos llamar TO-DO y OneNote, en el grupo de sección Publicaciones, sección Blog. Para poder encontrar la página correctamente, es recomendable usar el mismo nombre de la tarea también en la página.
Incluir la ruta de OneNote
Como no todas las tareas van a necesitar una nota más larga asociada a OneNote, otra opción es incluir en la tarea la ruta de la nota. Por ejemplo, podemos indicar: Bloc de notas > Grupo de sección (opcional) > Sección > Página > Subpágina (opcional). Como ya he indicado en el punto anterior, lo mejor es que el nombre de la página o subpágina coincida exactamente con la tarea.
Saber de memoria dónde se ha puesto la nota en OneNote
Aunque no es aconsejable, y si tienes buena memoria, se puede poner únicamente la etiqueta #OneNote y recordar en qué parte de OneNote se ha incluido dicha nota.
A pesar de no ser la opción más óptima ni la más recomendable, es la opción que uso. El motivo por el que la utilizo ha sido la falta de planificación inicial y por haberme acostumbrado a ella.
Trabajar en paralelo en el ordenador
Además de las opciones comentadas anteriormente, si trabajas con un ordenador de sobremesa o con un portátil, podemos agregar algunas opciones más.
Aplicaciones abiertas al 50% de la pantalla
A la hora de abrir las aplicaciones podemos hacer que ocupen el 50% de la pantalla para tener a un lado las listas de tareas y al otro la aplicación de notas, de forma que podemos ver en todo momento la información necesaria para trabajar.
Trabajar a doble pantalla
Para los usuarios que trabajan con dos pantallas (con la opción de ampliar escritorio) pueden tener en una pantalla la aplicación de tareas y en otra la de notas.
Aplicaciones al 50% y doble pantalla
Si además resulta que estamos trabajando consultando información en Internet, viendo un vídeo del que tomamos notas, o haciendo algún diseño, se puede usar una mezcla de las dos opciones anteriores. Por un lado, en una de las pantallas ponemos las aplicaciones al 50%, una al lado de la otra, y en otra pantalla tenemos abierto el navegador de Internet, el vídeo o la aplicación de diseño.
Este método es el que uso para planificar y organizar todos mis escritos, tareas y cosas de diseño y me funciona muy bien.
Do.lobera 