Microsoft To-Do – parte 2 

Una vez se conocen el funcionamiento básico de Microsoft To Do es necesario conocer algunos trucos acerca de cómo optimizar la gestión de tareas con esta aplicación. Simplemente crear tareas en listas interminables no es adecuado ya que puede provocar más problemas de organización de los que podría solucionar. Por ello, en esta segunda parte te enseñaré los mejores trucos a la hora de organizarse con esta herramienta.

Lista «Mi día»

Aunque puede considerarse una lista muy útil, no lo es demasiado ya que la finalizar el día, las tareas que se hayan puesto en esta lista – y que pertenecen a otras listas -, desaparecen para que puedas indicar en que tareas quieres enfocarte en el nuevo día. Normalmente, si no se terminaron las tareas del día anterior, se deberán continuar en el nuevo día, por eso resulta algo molesto. Lo único es que, ahora, incluye las tareas que vencen «hoy». Además, tampoco añade automáticamente las tareas con fecha de vencimiento en el presente día.

Como ventaja, nos muestra un listado de tareas sugeridas entre las que se encuentran las tareas del día anterior, y las de reciente creación, pero ya obliga a realizar más pasos de los que podrían ser deseados.

Lista «Importante»

Debido a la carencia de la lista anterior, se puede usar esta lista como la principal en la que se pueden indicar aquellas tareas que se han de hacer en el mismo día o de forma urgente. Para añadirlas, basta marcar la estrella que todas las tareas tienen a la derecha del nombre. Otra ventaja es que se puede programar el día anterior, mirando las tareas que tocan para el día siguiente.

Como alternativa para indicar la importancia de las tareas podemos usar las etiquetas, que empiezan usando el símbolo de la almohadilla «hashtag». Para que estas sean más vistosas, le podemos incluir un emoji al final de la etiquita a través del atajo de teclado «windows» + «.». Luego, a través del buscador, se pueden buscar las tareas con la importancia que le hayamos indicado.

Lista «Planeado»

La gran salvación al gran problema que plantea la lista «Mi día» a través de ella, se pueden ver las tareas que están planificadas y llevar un seguimiento del vencimiento de las mismas. Además, gracias a la estrella de importancia que tienen todas las tareas, se pueden mover y planificar antes de tiempo a la lista «Importante» para que las vayamos haciendo antes del día indicado.

Organizar el resto de listas

La organización del resto de listas o proyectos se puede realizar de la siguiente manera. Crear grupos de listas por cada proyecto y en cada una de las listas del grupo ponerle un nombre identificativo con las iniciales del proyecto. Veamos un ejemplo con mi proyecto de escritura de «El reino de Lobera»:

Grupo de listas:

• Reino de Lobera

Listas:

• RL- Capítulos
• RL- Apuntes
• RL- Historias relacionas

Importante. Estas listas no están pensadas para usarlas como las típicas secciones: Tareas para hacer, en proceso y hecho. Para marcar estos estados lo mejor es marcar las tareas de la siguiente manera.

• Tareas para hacer – se crea la tarea con su título
• En proceso – se añade la etiqueta #Proceso
• Hecho – se quita la etiqueta y se marca como finalizada

Consejos

Para evitar agobios con el gran número de tareas que se pueden llegar a tener. Un consejo es evitar poner tareas innecesarias en las listas como, por ejemplo, poner el listado de libros que queremos leer. Este listado, lo podemos poner en otra aplicación como Onenote.